Sommige klanten of transacties lopen soepel door het standaardonderzoek. Maar soms zijn er signalen die je alert maken: een onverwachte transactie, een complexe structuur, of een naam die terugkomt in een PEP- of sanctielijst. Op zulke momenten wil je zekerheid en dan is de vraag: wanneer schakel je over op verscherpt cliëntenonderzoek, en hoe pak je dat effectief aan zonder je proces onnodig te verzwaren?
Dat is precies waarom je verscherpt cliëntenonderzoek doet: Je creëert een extra laag van zekerheid voor situaties met een verhoogd risico op witwassen of terrorismefinanciering. Het helpt je om risico’s beter te begrijpen, bewuste keuzes te maken en aan te tonen dat je zorgvuldig te werk gaat. In dit artikel lees je wanneer je zo’n onderzoek start, wat je extra doet en hoe je het werkbaar en aantoonbaar houdt in de praktijk.
Wat maakt een onderzoek ‘verscherpt’?
Verscherpt cliëntenonderzoek (ook wel Enhanced Due Diligence of EDD) is geen volledig nieuw proces naast het standaardonderzoek. Het is een verdiepingsslag. Je gebruikt dezelfde basisstappen, maar je gaat verder, vraagt meer op en kijkt kritischer naar wat je vindt.
Waar een standaardonderzoek zich richt op het vaststellen van identiteit, het begrijpen van de klantrelatie en het in kaart brengen van risico’s, richt een verscherpt onderzoek zich op het reduceren van die risico’s. Je zoekt extra bevestiging, legt verbanden en sluit twijfels uit.
Wanneer is verscherpt onderzoek nodig?
In de praktijk start een verscherpt onderzoek vaak met wat je ziet tijdens het opmaken van het risicoprofiel en het uitvoeren van bronnenonderzoek. In die fases komen soms details naar boven die vragen oproepen. Dat kunnen harde feiten zijn, maar ook signalen.
Die signalen kunnen objectief zijn, zoals een sanctielijstcheck die aanslaat, een PEP-hit of documenten die niet overeenkomen met eerdere informatie. Maar ze kunnen ook subjectief zijn, bijvoorbeeld wanneer een structuur onnodig complex lijkt, of een transactie niet helemaal past bij het beeld dat je hebt van de klant.
Veelvoorkomende aanleidingen:
- Signalen uit je eigen onderzoek: een sanctielijstmatch, een PEP-hit, of tegenstrijdige informatie.
- Hoogrisicoprofielen: klanten of UBO’s in sectoren of landen met verhoogde witwasgevoeligheid.
- Politiek prominente personen (PEP’s): ook familieleden of zakenpartners.
- Complexe of ondoorzichtige structuren: bijvoorbeeld holdings met meerdere lagen of internationale entiteiten.
- Transacties die opvallen: ongebruikelijk groot, afwijkend patroon of zonder duidelijk economisch doel.
- Negatieve berichtgeving: betrouwbare media die de klant in verband brengen met fraude, witwassen of andere integriteitsrisico’s.
Soms is er geen concreet bewijs, maar wél een onderbuikgevoel dat er iets niet klopt. Dat valt onder de subjectieve indicatoren, en ook dan kan verscherpt onderzoek de juiste stap zijn, juist om je aannames te toetsen en risico’s goed te onderbouwen.
Hoe ziet een verscherpt onderzoek eruit?
Een verscherpt onderzoek betekent dat je méér doet dan alleen de basis vastleggen. De kern: extra informatie verzamelen, die informatie verifiëren en je keuzes onderbouwen.
In de praktijk kan dat inhouden dat je:
- De identiteit van de klant, UBO’s en vertegenwoordigers met extra documenten bevestigt.
- Bijkomende verificaties uitvoert via onafhankelijke bronnen.
- Dieper ingaat op bevoegdheden en functies om belangenverstrengeling uit te sluiten.
- Uitgebreid onderzoekt waar vermogen en middelen vandaan komen.
- Het doel en de aard van de relatie of transactie opnieuw beoordeelt.
- De organisatiestructuur volledig in kaart brengt en toetst op transparantie.
Het is belangrijk dat je vooraf bepaalt hoe diep je gaat. Dat hangt af van de risico’s die je hebt vastgesteld.
Voorbeelden van aanvullende informatie
Welke informatie je precies opvraagt, verschilt per situatie. Mogelijkheden zijn onder andere:
- Gesprekken met de klant of directie om onduidelijkheden weg te nemen.
- Documenten zoals bankafschriften, belastingaangiftes, gecontroleerde jaarrekeningen.
- Verklaringen van accountants, notarissen of advocaten.
- Uittreksels en data uit betrouwbare registers en nieuwsbronnen.
- Documentatie over huurders en huurdersbeleid bij vastgoedexploitanten.
- Informatie over zakelijke relaties, eerdere activiteiten of PEP-status.
Belangrijk: gebruik alleen betrouwbare, verifieerbare bronnen. Social media en roddelplatforms horen daar niet bij, tenzij ze leiden naar onafhankelijke bevestiging.
Aanvullende maatregelen bij verhoogd risico
Verscherpt cliëntenonderzoek draait niet alleen om het opsporen van risico’s, maar ook om het nemen van passende maatregelen om die risico’s te beperken.
Soms kun je een relatie of transactie toch voortzetten, mits je extra zekerheden inbouwt. Deze maatregelen helpen je om risico’s beheersbaar te maken en tegelijk te laten zien dat je de Wwft-verplichtingen serieus neemt.
Afhankelijk van het type risico neem je extra stappen, zoals:
- Het controleren van documenten op echtheid (bijvoorbeeld met echtheidsstempels of digitale verificatie).
- IBAN-verificatie via een kleine storting.
- Elektronische handtekeningen valideren.
- De frequentie van heronderzoek verhogen (bijvoorbeeld elk kwartaal bij PEP’s).
- Doorlopende monitoring van transacties instellen.
- Onderzoeken welke sancties gelden voor betrokken landen en borgen dat je hieraan voldoet.
Houd het werkbaar!
Verscherpt onderzoek hoeft geen proces te zijn dat alles ophoudt of je team overbelast. Het gaat erom dat je structuur aanbrengt en herhaalbaarheid borgt.
Zo pak je dat praktisch aan:
- Definieer vooraf de triggers die leiden tot verscherpt onderzoek, zodat er geen twijfel is over wanneer je het start.
- Werk met vaste formats voor aanvullende vragen en documentatie, zodat je niets vergeet.
- Documenteer kort en helder wat je hebt gedaan en waarom dit is essentieel voor audits.
- Koppel het direct aan het risicoprofiel, zodat je keuzes in context zichtbaar blijven.
- Laat tooling het werk lichter maken.
Indigto ondersteunt hierbij door onder meer de onderstaande cruciale punten:
- Risicoprofiel opbouwen en actueel houden, je ziet direct of verscherpt onderzoek nodig is.
- Betrouwbare bronnen automatisch controleren, zoals sanctielijsten, PEP-databases en relevante registers.
- Navolgbaar dossierbeheer , alles staat op één plek, compleet met onderbouwing en tijdstempels.
Zo wordt verscherpt onderzoek geen losstaand project, maar een beheersbare stap in je dagelijkse Wwft-proces.
Conclusie
Verscherpt cliëntenonderzoek is er niet om processen ingewikkeld te maken, maar om je de zekerheid te geven dat je verhoogde risico’s goed begrijpt en beheerst. Het vraagt om dieper kijken, meer vastleggen en beter onderbouwen, maar met de juiste structuur hoeft het geen onnodige belasting te zijn.
Door vooraf duidelijk te hebben wanneer je het doet, hoe je het aanpakt en welke hulpmiddelen je gebruikt, wordt verscherpt onderzoek een logische en efficiënte stap in je compliance proces.