Een Wwft-check is pas compleet als je weet met wie je zaken doet. Daarom is het controleren van PEP- en sanctielijsten een vast onderdeel van elk cliëntenonderzoek. Helaas blijkt in de praktijk dat veel kantoren de controle wel uitvoeren, maar dat ze niet altijd kunnen aantonen hoe en wanneer dat is gebeurd.
Wat zijn PEP’s en sanctielijsten?
De Wwft verplicht je om te weten of je cliënt een politically exposed person (PEP) is of voorkomt op een sanctielijst.
Een PEP is iemand met een prominente publieke functie, zoals een minister, parlementslid of topfunctionaris bij een staatsbedrijf. Ook hun directe familie en naaste relaties vallen hieronder, omdat ze door hun positie een verhoogd risico vormen op belangenverstrengeling of omkoping.
Sanctielijsten bevatten personen of organisaties waarop internationale sancties van toepassing zijn. Dat kunnen handelsbeperkingen zijn, maar ook bevriezing van tegoeden of een verbod om zaken te doen. De bekendste lijsten zijn die van de Europese Unie en de Verenigde Naties.
Het doel van de controle is simpel: je wilt voorkomen dat je, bewust of onbewust, zaken doet met personen of partijen die onder verhoogd risico of sancties vallen.
Wanneer en hoe je controleert (en waar het vaak misgaat)
Een goede PEP- en sanctiecheck is geen eenmalige handeling. De controle hoort bij meerdere momenten in je proces. Bij het cliëntenonderzoek, voordat je een zakelijke relatie aangaat. Bij wijzigingen in de cliëntrelatie, bijvoorbeeld bij een nieuwe UBO, uitbreiding van activiteiten of fusies. En daarnaast ook met een heronderzoek of periodieke review. Wanneer je opnieuw een heronderzoek uitvoert is afhankelijk van het risicoprofiel van de klant.
In de praktijk gaat het vooral mis in de uitvoering. Bij veel kleine en middelgrote kantoren gebeurt de PEP- of sanctiecheck nog handmatig, bijvoorbeeld via een online zoekactie of losse printscreen. De controle wordt wel gedaan, maar niet structureel vastgelegd. Daardoor is later niet meer duidelijk wanneer, door wie en met welk resultaat de check is uitgevoerd. Ook worden soms alleen de hoofdpersoon of één UBO gecontroleerd, terwijl andere betrokkenen buiten beeld blijven.
Daarnaast gebruiken sommige kantoren verschillende bronnen of Excel-lijsten, wat zorgt voor inconsistentie en fouten. Juist die versnippering maakt het lastig om bij een audit aan te tonen dat je de Wwft-procedure structureel hebt gevolgd.
Hoe je PEP- en sanctiecontroles aantoonbaar maakt
Het aantoonbaar maken van PEP- en sanctiecontroles begint bij procesinrichting. Je wilt niet alleen weten dat er gecontroleerd is, maar ook door wie, wanneer en met welk resultaat. Dat betekent:
- Gebruik één centrale bron die automatisch EU- en VN-sanctielijsten bijwerkt.
- Documenteer het resultaat, inclusief datum, gebruikte bron en uitkomst.
- Koppel de controle aan een vast ritme binnen je heronderzoek.
- Monitor signalen tussentijds, zoals een nieuwe PEP-status of wijziging in een sanctielijst.
Software kan dit proces enorm versterken. Zo worden de resultaten automatisch vastgelegd, zodat je bij een audit direct kunt laten zien dat de controle is uitgevoerd en actueel is. Zo combineer je consistentie met efficiëntie en hoef je nooit meer te zoeken naar losse bestanden of printscreens.
In het kort
PEP- en sanctiecontroles horen bij de basis van je Wwft-proces. De kunst zit niet alleen in het uitvoeren, maar in het aantoonbaar en herhaalbaar maken. Met een goed ingericht proces en de juiste tooling verklein je risico’s, bespaar je tijd en toon je moeiteloos aan dat je voldoet aan de Wwft.
Wil je zien hoe je PEP- en sanctiecontroles automatisch en aantoonbaar uitvoert? Boek dan hieronder een demo
Compliant op maat
Wat doet de Indigto-tool? Compleet ontzorgen. De tool combineert slimme software met grondige kennis van de Wwft. Één druk op de knop start een gedegen bronnenonderzoek (inclusief een PEP en sanctiecheck). Het Wwft-risicoprofiel wordt vastgelegd en de resultaten gearchiveerd. Nationaliteits- en landencheck gaan automatisch. Net als het neerzetten van de organisatiestructuur en het genereren van rapportages. Een efficiënt en diepgaand onderzoek dus. Dat je wettelijke, noodzakelijke zekerheid geeft.